Een aanvraag komt binnen via de website. Je zet de gegevens over in een offerte. Daarna maak je van dezelfde informatie een factuur. En ergens onderweg moet je ook nog inkoopbonnen verwerken. Als je alles steeds opnieuw overtypt, kost het meer tijd dan nodig.
Je hoeft daarvoor niet meteen een groot softwaresysteem te kopen. De eerste stap is onderzoeken waar het dubbel werk ontstaat.
Teken de route van een aanvraag eens uit
Begin bij één recente klantvraag. Waar kwam die binnen? Welke gegevens heb je nodig om een offerte te maken? Welke informatie neem je later over naar de factuur? Waar sla je de inkoopbonnen op?
Schrijf per stap op wat je opnieuw doet. Je ziet dan vaak vanzelf waar informatie verloren gaat of dubbel wordt vastgelegd.
Bijvoorbeeld:
- Iemand vraagt via de website om een offerte.
- Jij controleert de aanvraag en vult ontbrekende gegevens aan.
- Je maakt een offerte met dezelfde klantgegevens.
- Na akkoord wordt het een opdracht.
- Je factureert op basis van die opdracht.
- Je controleert de betaling en verwerkt de kosten.
Dat proces hoeft niet bij iedere stap in een ander systeem te beginnen.
Wat kun je eenvoudig verbeteren?
Gegevens op één plek vastleggen
Zorg dat contactgegevens en de omschrijving van het werk niet telkens opnieuw moeten worden ingevuld. Dat vermindert typewerk en de kans op fouten.
Duidelijke statussen gebruiken
Een aanvraag is iets anders dan een offerte die akkoord is. Met heldere statussen zie je makkelijker wat je aandacht vraagt. Houd ze eenvoudig: nieuw, in behandeling, offerte verstuurd, akkoord, afgerond.
Bonnen verwerken waar je ze ontvangt
Een inkoopbon raakt minder snel kwijt als je hem meteen vastlegt. Vaak is een foto al een goede eerste stap, zolang je daarna de juiste gegevens controleert en bewaart volgens de regels die voor jouw administratie gelden.
Alleen automatiseren wat echt terugkomt
Een handeling die je één keer per jaar uitvoert, hoeft niet altijd geautomatiseerd. Kijk vooral naar taken die iedere week tijd kosten.
Hoe dat bij Klusgoed werkt
Voor Klusgoed ontwikkelde ik na de bouw van de website praktische administratieve functies. Aanvragen kunnen doorlopen naar offertes en facturen, betalingen kunnen gekoppeld worden en inkoopbonnen kunnen via de telefoon worden vastgelegd en verwerkt.
De aanleiding was niet om zo veel mogelijk softwarefuncties te bouwen. Het doel was dat dezelfde informatie niet steeds opnieuw verwerkt hoefde te worden. Lees de volledige Klusgoed-case.
Hoeft dit in je website te zitten?
Nee. Soms is een goede koppeling met bestaande software beter. Soms werkt een aanvullende functie in de website prettig omdat alle relevante informatie al op dezelfde plek staat. Welke keuze logisch is, hangt af van wat je nu gebruikt en wat je wilt blijven gebruiken.
Daarom zou ik nooit beginnen met ‘we bouwen een boekhoudprogramma’. Begin met de concrete vraag: ‘Welk deel van mijn werk kan eenvoudiger?’
Vergeet veiligheid en controle niet
Bij administratie werk je met gevoelige bedrijfs- en klantgegevens. Denk aan toegangsrechten, back-ups, een duidelijk overzicht van wijzigingen en controle voordat een document definitief wordt verstuurd of verwerkt. Een automatische uitlezing van een bon kan fouten maken; controle blijft nodig.
Waar zou jij beginnen?
Pak één recente opdracht en kijk hoeveel keer je dezelfde gegevens hebt ingevuld. Als dat vaker gebeurt dan nodig, zit daar waarschijnlijk een verbetermogelijkheid.
Wil je bespreken of je website hierbij een rol kan spelen? Stuur me je vraag. Ik kijk eerst naar de bestaande werkwijze en daarna pas naar techniek.